Автоматизація та досягнення максимальної ефективності бізнес-процесів - це те, до чого прагне кожна компанія. Деякі розпочинають заміну паперових документів на електронні та використовують цифрові сервіси для обробки документів, інші спершу впроваджують системи управління.
Правильна інтеграція цих двох рішень дозволить запустити ці два процеси одночасно і швидше перебудувати роботу компанії.
Як це працює - на прикладі інтеграції платформи ПланФікс і сервісу онлайн-обміну документами "Вчасно" розповідає Микола Малий, засновник компанії ProcessFather.
Платформа для управління підприємством ПланФікс, крім багатьох інших функцій, дозволяє організовувати обіг документів в компаніях. Але проблема полягає в тому, що платформа наразі не підтримує роботу з кваліфікованим електронним підписом (КЕП, раніше ЕЦП - електронний цифровий підпис). А "Вчасно" саме дозволяє підписувати будь-які юридично значущі документи. Тому ми вирішили провести інтеграцію двох цифрових рішень і таким чином звільнити користувачів від локального переносу файлів з одного сервісу в інший.
Як це працює.
Багато українських компаній вже використовують як систему управління, так і електронний обіг документів. Проте до інтеграції їхня робота з двома окремими рішеннями була складніша. Спочатку потрібно було бути користувачем як ПланФікс, так і "Вчасно". Що стосується безпосередньо обігу документів, то спершу треба було створити документ за шаблоном або вивантажити його з звіту в ПланФікс, зберегти його на своєму комп'ютері. Потім треба було відкрити "Вчасно" і завантажити документ з комп'ютера, правильно вибрати контрагента. І тільки після цього можна було підписати документ за допомогою КЕП і відправити.
Тепер, завдяки інтеграції, користувачі платформи вивантажують вже готові документи, які треба підписати кваліфікованим електронним підписом, і додають їх у "Вчасно". Цим документам вже призначені контрагент-адресат і номер, тому користувачу достатньо підписати їх і відправити партнерам.
Чому саме електронний обіг документів
Електронний обіг документів - це відмінне рішення для менеджерів, підприємців, бухгалтерів і всіх, хто займається бізнесом в будь-якій сфері. Навіть невеликі компанії готові цифрувати роботу з документами. Це допомагає позбутися від величезних стопок надрукованих договорів, рахунків, актів виконаних робіт, більше не купувати тисячі конвертів і не займатися упаковкою паперу, позбавляє від потреби робити рейди на пошту.
Перехід на електронний формат дозволяє зберігати документи в "хмарі", а також мати до них доступ в будь-який час з комп'ютера або телефона.
Документ можна створити, підписати і надіслати їх контрагенту за лише кілька хвилин. Вже найближчим часом ми плануємо доробити існуючу функціональність та відображати статус документа з "Вчасно" безпосередньо в завданні ПланФікс.
Один з наших клієнтів - компанія, яка надає юридичні послуги - вирішила змінити бізнес-процеси. Зараз всі процеси, від першого контакту з потенційним клієнтом до відправки акту виконаних робіт, обробляються в напівавтоматичному режимі. Єдиним "зовнішнім" елементом системи була платформа "Вчасно", для використання якої потрібно було залишити звичну робочу обстановку.
Після введення інтеграції між ПланФікс і "Вчасно" стало легше передавати документи з однієї системи в іншу, зникли рутинні дії щодо збереження і пересилки документів.
Завдяки інтеграції платформ користувачі отримали економію часу і виключили три кроки в роботі з документами. А для бізнесу час і ефективні процеси - один із найцінніших ресурсів.
ПланФікс - це багатофункціональний та ефективний інструмент-конструктор для управління колективною роботою. За допомогою ПланФікса можна організовувати спільну роботу над проектами, завданнями та дорученнями, а також легко вести облік різних параметрів діяльності компанії. ПланФікс забезпечить своєчасне сповіщення про майбутні справи та завдання, спростить організацію зустрічей і корпоративних подій, допоможе відстежувати важливі для співробітників і клієнтів дати. ПланФікс завжди пам'ятає потрібні контакти і зберігає всі обговорення щодо проектів і завдань.
"Вчасно" - це онлайн-сервіс для обміну, підписання та зберігання будь-яких юридично значущих документів (угод, актів виконаних робіт, рахунків тощо). Працює з усіма видами ключів КЕП (кваліфікованої електронної підписи) та послугою Mobile ID.
