Automatyzacja i osiągnięcie maksymalnej efektywności procesów biznesowych to to, czego pragnie każda firma. Niektóre zaczynają zastępować papierowe dokumenty elektronicznymi i korzystać z usług cyfrowych do przetwarzania dokumentów, podczas gdy inne wprowadzają najpierw systemy zarządzania.

Prawidłowa integracja tych dwóch rozwiązań pozwoli uruchomić te dwa procesy jednocześnie i szybciej przekształcić działalność firmy.

Jak to działa - na przykładzie integracji platformy Planfix i usługi online do wymiany dokumentów "Vchasno" opowiada Mykola Maliy, założyciel firmy ProcessFather.

Platforma do zarządzania firmą Planfix, oprócz wielu innych funkcji, umożliwia organizowanie obiegu dokumentów w firmach. Jednak problem polega na tym, że platforma obecnie nie obsługuje pracy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES, wcześniej ECP - elektroniczny podpis cyfrowy). A "Vchasno" pozwala podpisywać dowolne dokumenty o znaczeniu prawnym. Dlatego zdecydowaliśmy się zintegrować obie cyfrowe usługi i w ten sposób ułatwić użytkownikom unikanie konieczności przenoszenia plików między usługami lokalnymi.

‍

Jak to działa:

Wiele ukraińskich firm już korzysta zarówno z systemów zarządzania, jak i z obiegu elektronicznych dokumentów. Jednak przed integracją ich praca z dwoma oddzielnymi rozwiązaniami była bardziej skomplikowana. Na początku trzeba było być użytkownikiem zarówno Planfix, jak i "Vchasno". Jeśli chodzi o bezpośredni obieg dokumentów, to najpierw trzeba było utworzyć dokument według wzoru lub go wyeksportować z raportu w Planfix, zapisać go na swoim komputerze. Następnie trzeba było otworzyć "Vchasno" i zaimportować dokument z komputera, wybrać odpowiedniego kontrahenta. Dopiero potem można było podpisać dokument za pomocą QES i wysłać go partnerom.

Teraz, dzięki integracji, użytkownicy platformy już eksportują gotowe dokumenty, które trzeba podpisać kwalifikowanym elektronicznym podpisem, i dodają je do "Vchasno". Te dokumenty już mają przypisanego odbiorcę i numer, więc użytkownikowi wystarczy tylko podpisać je i wysłać partnerom.

Dlaczego akurat obieg elektronicznych dokumentów:

Obieg elektronicznych dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla menedżerów, przedsiębiorców, księgowych i wszystkich, którzy prowadzą działalność gospodarczą w dowolnej branży. Nawet małe firmy są gotowe cyfrowo przetwarzać dokumenty. Pomaga to pozbyć się ogromnych stosów wydrukowanych umów, faktur, protokołów wykonanych prac, nie trzeba już kupować tysięcy kopert i nie zajmować się pakowaniem papieru, eliminuje konieczność robienia wypraw na pocztę.

Przejście na format elektroniczny pozwala przechowywać dokumenty w chmurze i mieć do nich dostęp z komputera lub telefonu o dowolnej porze.

Dokument można utworzyć, podpisać i wysłać do kontrahenta w ciągu zaledwie kilku minut. Wkrótce planujemy rozbudować istniejącą funkcjonalność i wyświetlać status dokumentu z "Vchasno" bezpośrednio w zadaniu Planfix.

Jeden z naszych klientów - firma świadcząca usługi prawne - postanowiła zmienić procesy biznesowe. Obecnie wszystkie procesy, począwszy od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem, aż po wysłanie protokołu wykonanych prac, są przetwarzane w trybie półautomatycznym. Jedynym "zewnętrznym" elementem systemu była platforma "Vchasno", która wymagała pozostawienia standardowego środowiska pracy.

Po wprowadzeniu integracji między Planfix a "Vchasno" stało się łatwiej przekazywać dokumenty z jednego systemu do drugiego, zniknęły rutynowe czynności związane z przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów.

Dzięki integracji użytkownicy platform zaoszczędzili czas i wyeliminowali trzy etapy pracy z dokumentami. A dla biznesu czas i efektywne procesy to jedno z najcenniejszych zasobów.

Planfix to wielofunkcyjne i efektywne narzędzie do zarządzania pracą zespołową. Za pomocą Planfix można organizować wspólną pracę nad projektami, zadaniami i poleceniami, a także łatwo śledzić różne parametry działalności firmy. Planfix zapewnia terminowe powiadomienia o nadchodzących zadaniach i poleceniach, ułatwia organizację spotkań i wydarzeń korporacyjnych, pomaga śledzić ważne daty dla pracowników i klientów. Planfix zawsze pamięta potrzebne kontakty i przechowuje wszystkie dyskusje dotyczące projektów i zadań.

‍

"Vchasno.ua" to również usługa online do wymiany, podpisywania i przechowywania wszelkich dokumentów o znaczeniu prawnym (umowy, protokoły wykonanych prac, faktury itp.). Działa ze wszystkimi rodzajami kluczy QES (kwalifikowany elektroniczny podpis) oraz usługą Mobile ID.

‍